Effectuer plus, plus rapidement, et dépenser moins de temps à le faire. Voilà l’objectif premier derrière le gain de productivité. De nos jours, l’efficacité a atteint une importance critique.


Pour rendre les choses plus simples, nous avons séparé nos conseils en 3 groupes: l’environnement, l’attitude et la planification.

Environnement

Quand nous parlons de votre environnement, nous faisons référence à votre espace de bureau, physique et virtuelle. L’environnement est souvent négligé, mais son influence sur la productivité et la concentration est incroyable !

1. Augmentez votre productivité en sortant du bureau pour accomplir certaines tâches. Par exemple, les travaux de recherche et d’écriture de documents plus costauds peuvent être effectués à l’extérieur du bureau. De plus en plus d’entreprises laissent leurs employés sortir de l’aire de travail habituelle puisque les avantages sont maintenant bien connus: moins d’interruptions, moins de déplacements, des heures de dîner plus courtes et même moins de jours de maladie. Jetez un coup d’oeil sur des leaders technologiques tels que WordPress et Google et vous comprendrez instantanément de quoi nous parlons. Avec tout le big data qu’ils ont en main, pourraient-ils vraiment se tromper ?


2. Arrêtez de vous éparpiller. «Simplifiez» et «consolidez» – deux mots favoris du lexique du PDG du Guide Entrepreneur. Vous avez des applications pour naviguer, bloguer et chatter, pour tous vos médias sociaux, pour les relations client, pour la gestion de projets, et quoi encore! Est-il vraiment nécessaire que vous receviez des notifications instantanées de chacune ? Choisissez celles qui sont essentielles, éteignez les notifications de celles qui ne le sont pas, et consolidez tout le reste des notifications sous un même toit: il existe des applications pour cet objectif, mais vos courriels feront l’affaire!

3. Bon, encore des notifications… Éteignez-les – OKAY ? Arrêtez de laisser des applications et des notifications infinies se mettre dans le chemin de votre travail concentré. Maintenant, commencez à vérifier vos courriels seulement à des moments prédéfinis ET lorsque vous voulez vous dédier à une tâche, activez ce mode « avion » que vous utilisez probablement trop rarement. Franchement – le mode « avion » devrait porter le nom de mode « concentration ».

Attitude

Un sage mentor a jadis dit: « tout est dans l’attitude». Oui il parlait de pétanque, mais on s’en fout, cela fait tout son sens pour le travail. Mettez-vous dans une position pour accomplir ce qui se doit d’être fait dès maintenant.

4. Les grands objectifs sont atteints avec de petits pas. Cuistot, passe-moi ça au couteau! Ceci est la meilleure façon d’arrêter de vous sentir engorgé et de diminuer la procrastination.  Un moyen efficace pour vous aider à démarrer est de gérer vos tâches comme certaines excellentes compagnies de technologie gèrent leurs projets. Nous référons ici à la méthodologie Agile. Notamment, Spektrum Média est roi dans cette méthode (non, cet article n’est pas commandité). Brièvement, la méthodologie Agile consiste à briser les gros objectifs en de plus courts sprints appelés des itérations. Jetez-y un coup d’oeil!

5. Formalisez et normalisez (pour ensuite optimiser et automatiser) les tâches répétitives. À court terme, cela vous permettra de déléguer ainsi que de réduire les erreurs. Cette pratique est géniale. Elle vous permettra de rester sur le droit chemin, d’être consistant dans votre service et sa qualité en plus d’augmenter le potentiel d’échelle de votre entreprise, mieux connu sous le nom anglais scalability.

Planification

Votre cerveau n’est pas un méga ordinateur quantique. En théorie, chaque sens peut acheminer 20 bits d’information par seconde. Hélas, ce n’est pas énorme et c’est pourquoi vous devriez arrêter le multi-tâches dès maintenant. La majorité du temps est perdu à faire plus d’une chose à la fois et, de surcroît, à faire des choses inutiles pour atteindre vos objectifs. Le temps est votre ressource la plus chère; gérez la critiquement et augmentez drastiquement votre productivité. Fixez des objectifs pour l’année, le trimestre, chaque mois et chaque semaine. Définissez les étapes à accomplir pour atteindre ces fabuleux objectifs, et ensuite il sera temps de commencer à planifier. Une fois fait, tenez-vous au plan! Une quantité phénoménale de temps est perdu par des interruptions peu importantes et non intentionnées, sans compter du temps requis pour se remettre en mode concentration.

Quelques conseils additionnels pour planifier comme un « Jedi »

6. Planifiez votre « Mon temps ». Conquérir le gym et déjeuner comme un spartiate, faire une tournée des réseaux sociaux, jeter un coup d’oeil aux nouvelles d’affaires ou technologiques (par exemple les Crunch Reports de Techcrunch), faire le tour des courriels, démarrer une brassée de lavage… Votre routine matinale, comme celle de soirée, vous appartient, mais c’est important de la prévoir! Une étape à ne pas sauter: vérifiez les tâches de la journée et supprimez les tâches ne menant pas à l’accomplissement de vos objectifs de la semaine.

7. Arrêtez de perdre du temps en rencontre. À partir d’aujourd’hui, diminuez de 30 % le temps de planification de vos rencontres. Si vous avez défini vos objectifs et les étapes, vous accomplirez tout autant de travail, si ce n’est pas plus. Vous perdrez moins de temps à vous déplacer, à mettre en place des conférences vidéos, ou peu importe. Imaginez: si vous tenez 4 rencontres d’une heure par semaine et que vous les diminuez à 40 minutes, vous venez de gagner 5 heures par mois et environ deux semaines par année.

8. Vous n’êtes pas un robot; vous êtes un « Jedi ». Planifiez des temps de repos! C’est insensé de croire que vous avez une source constante et illimitée d’énergie. Vous avez plutôt un puits d’énergie – et il a besoin de temps pour se recharger ! Attaquer tâches et rencontres dos à dos n’est pas productif. Vous ne vous en rendez peut-être pas compte mais votre cerveau est fatigué et votre concentration diminue. Alors, vous voulez en accomplir davantage? Commencez d’abord par prendre du temps pour en faire moins, et faites-en une habitude quotidienne.

Il y a plusieurs merveilleuses manières de s’organiser et s’optimiser pour atteindre ses buts les plus prometteurs, mais vous n’y arriverez pas avant de commencer à faire des petits changements quotidiens.

Alors foncez, et que la force soit avec vous!