Nous le savons, les rencontres peuvent s’avérer longues et ennuyeuses. Qui n’a jamais assisté à une rencontre interminable? Une perte d’intérêt de tous les participants est si vite arrivée!  Un manque d’organisation nous conduit directement vers une perte de temps. Il faut savoir bien gérer la réunion de façon à ce que le temps, les objectifs et les échanges soient maximisés.

Vous verrez comment guider une rencontre productive pour que tous les participants puissent trouver un intérêt à s’impliquer dans la discussion. Si vous suivez ces 6 règles, tout devrait bien se dérouler.

Règle d’or #1  Exécutez la réunion comme vous vous attendez que les autres le fassent

Cette règle est fondamentale. Vous savez pourquoi? Quand nous sommes respectueux face aux gens qui nous entourent, nous avons davantage conscience de ce qui est efficace et attire l’attention. C’est un aspect important d’un échange réussi.

Règle d’or #2  Soyez préparé et veillez à ce que vos participants le soient aussi

Si vous êtes en mesure de faire distribuer un ordre du jour la veille de la rencontre pour que tout le monde soit préparé, c’est l’idéal. Donnez également accès à tous les documents qui sont pertinents. Les participants, quant à eux,

doivent avoir l’obligation de lire toute la documentation et de questionner s’il reste des interrogations. De plus, vous devriez avoir distribué les rôles pour chaque personne. Elle devrait savoir pour quelle raison elle doit être présente et quelle est sa fonction dans la réunion. Il faut aussi bien définir les objectifs à atteindre à la fin de la rencontre.

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Règle d’or #3  Respectez l‘horaire

Tout ce qui est écrit sur papier semble clair et structuré, mais parfois il est difficile de suivre le plan établi. En commençant à l’heure désignée, vous évitez de prendre du retard. Je vous suggère même de commencer un peu plus tôt.

Sun Tzu, le réputé général chinois disait : « Être prêt d’avance à toute éventualité est la plus grande des vertus. » Les membres de votre équipe risquent d’arriver un peu d’avance s’ils savent que vous commencerez un peu avant le temps.

Soyez vigilant aussi afin de finir à l’heure convenue. Qui aime les réunions qui s’éternisent? Personne naturellement. L’efficacité doit être mise en avant plan. Lors de la rédaction de l’ordre du jour, vous devez penser de façon réaliste. Si vous avez 20 points à traiter et que chacun doit être débattu environ dix minutes, planifier une rencontre d’une heure ne sera pas suffisant.

Il faut aussi penser que certaines heures peuvent être plus productives que d’autres pour discuter en équipe. En effet, si vous travaillez avec des oiseaux de nuit et que votre réunion se déroule à 8h du matin, il se peut que l’attention ne soit pas au rendez-vous auprès de vos collègues. Choisir le moment opportun risque fort de compter dans la balance de la réussite.

Règle d’or #4  Gardez le focus

Nous avons tous un exemple dans notre tête d’une personne qui sort rapidement du contexte; cette longue parenthèse qui nous éloigne peu à peu du sujet principal. Il est possible que certaines histoires puissent être utiles à l’objectif de la réunion. Par contre, nous devons prendre la responsabilité de remettre à l’ordre les gens qui s’égarent dans des propos hors contexte. N’oublions jamais que l’efficacité est la principale cause d’une réunion réussie.

Règle d’or #5  Ne tenez pas de réunion inutile

Il faut toujours penser à la productivité des rencontres. Est-ce vraiment nécessaire d’en avoir à tous les jours? Pensez à la fréquence idéale qui motivera les employés. Et il est important de savoir doser les moments assis et ceux qui demandent plus d’interactions. La communication est la base dans toutes les relations mais les communications inutiles dirigent vers le désintérêt des participants. Anne Morrow Lindberg le mentionne bien avec cette citation : « Une communication est aussi stimulante qu’une tasse de café et empêche aussi bien de dormir après. » Chacun doit ressortir avec une énergie positive à la fin de la rencontre. Si les gens ressortent plus fatigués qu’en entrant, il faudra repenser à la fréquence et la durée de votre réunion.

 « Une communication est aussi stimulante qu’une tasse de café et empêche aussi bien de dormir après. »

Règle d’or #6  Énoncez clairement les objectifs de la réunion

Le but principal de la rencontre est souvent de trouver des solutions à des problèmes ou bien de traiter certains dossiers à plusieurs. Comme dit le dicton : « Deux têtes valent mieux qu’une! » Soyez précis et déterminez bien les actions à poser et qui en aura la responsabilité suite aux décisions que vous aurez prises. Vous avez le devoir de résumer chaque point traité avant de passer à l’étape suivante.

 Comme dit le dicton : « Deux têtes valent mieux qu’une! »

 

Les mots d’ordre sont : discipline et organisation!

Si vous utilisez tous ces conseils, je peux vous garantir que tout se déroulera dans la productivité. Toutes les réunions ont des buts simples: échanger, trouver des solutions aux problèmes existants et créer une chimie d’équipe pour être performant au travail.