Des semaines de préparation et de réflexion. Des tonnes de courriels envoyés aux quatre coins de la province. Des heures de réunion pour peaufiner les moindres détails. Mais lorsque survient enfin l’événement tant attendu, éprouver une certaine fatigue et ne pas pouvoir pleinement profiter de l’activité. 

L’organisation d’événements, qu’ils soient de grande ampleur ou de taille plus limitée, demande des efforts importants et représente bien souvent une charge de travail considérable pour les entrepreneurs et leurs équipes. Pour leur venir en aide, des professionnels en ont fait, depuis plusieurs années, leur spécialité, développant des compétences particulières et des réseaux de contacts étendus. 


Un événement réussi est un événement dont les participants se souviendront. Les organisateurs doivent parvenir à un haut niveau de fluidité, trouver le juste équilibre entre le contenu instructif, les périodes de réseautage et les indispensables pauses, tout en évitant les temps morts. L’événement doit aussi atteindre les objectifs fixés aux premières heures du projet. Des objectifs qui doivent être clairement définis et communiqués aux professionnels qui organiseront l’activité. La réussite du projet doit en effet passer, du début à la fin, par une intense et active collaboration entre le client et l’agence.

Tout en amenant votre événement encore plus loin, ces équipes vont vous permettre de vous concentrer sur le contenu et de vous consacrer davantage à vos invités. Outre cette intéressante économie de temps, les organisateurs d’événements vous permettront des économies d’argent. Grâce à leurs réseaux étendus et leurs contacts fréquents avec les différents fournisseurs, ils pourront obtenir des prix bien plus compétitifs sur le visuel, la location de la salle, le traiteur… De quoi aisément combler ce que vous aurez dépensé pour vous offrir les services de l’organisateur !

Les professionnels de l’événementiel font vivre l’activité avant, pendant et après qu’elle ait lieu. Dès que l’entrepreneur leur présente ses idées, les organisateurs planifient, dans les moindres détails, un calendrier rigoureux et prudent. Oubliées donc les urgences et mauvaises surprises de dernière minute…

Une expérience complète

Si vous avez déjà, par le passé, organisé de premières éditions, les professionnels démarreront très certainement de cette base. Mais s’ils doivent partir de zéro, ils veilleront à bâtir un événement autour d’un sujet bien défini, d’une idée transversale, en construisant par exemple des ponts entre les différents conférenciers et intervenants. Cette thématique devra également se retrouver à toutes les autres étapes : lors des périodes de réseautage, pendant les pauses, autour du traditionnel verre et même dans le décor choisi.

Dès que le participant entrera en contact avec votre événement et jusqu’au moment où il quittera la salle, le but est de lui faire vivre une expérience complète et de lui procurer de nombreuses et fortes émotions. L’implication des organisateurs peut également se poursuivre après l’événement, via des campagnes de remerciements et des suivis ou sondages sur les réseaux sociaux. 

Qu’il s’agisse d’un congrès, d’un salon, d’un forum ou d’un cinq à sept, l’entrepreneur et l’organisateur partagent un objectif commun : marquer les esprits des participants et parvenir à faire de cet événement un moment inoubliable.

Les équipes d’OPC Événements bâtissent des activités inoubliables et des expériences marquantes.


[Extrait de « OPC ÉvénementsJusque dans les moindres détails », Magazine Guide Entrepreneur]